Режим работы с документом

В верхней части экрана вы увидите информацию, только что
введенную вами. Программа покажет записи материалов в документе,
или (если их нет) вы увидите сообщение:




Это значит, что документ уже создан, но в нем пока нет ни
одной записи материала.

Перечень режимов, возможных при работе с документом:


F1 - получение помощи;

Shift+F1 - переход в режим корректировки шапки документа;
F2       - ввод новой записи в документ;
+        - ввод новой записи в документ;
Shift+F2 - корректировка выбранной записи;
F3       - удаление выбранной записи из документа;
Shift+F3 - удаление всего документа;
F4       - переход в режим выполнения проводок для данного
           документа
F5       - распечатать документы на принтере;
Shift+F5 - просмотреть распечатки документов;
F6       - переход в режим просмотра карточки материала для выбранной записи в документе
Shift+F6 - переход в режим ввода услуг для данного документа;
F7       - подтвердить выбранную запись в документе;
Shift+F7 - подтвердить весь документ;
F8       - получение меню для выбора в нем нужного режима;
Shift+F8 - безусловное снятие блокировки с использованием пароля;
F9       - получение меню для выбора в нем нужного режима;
Shift+F9 - ввод новой записи в документ с использованием штрихкодов;
Enter    - перечитать документ (применяется при одновременной работе с документом несколькими операторами для того, чтобы увидеть записи, введенные другими операторами);
F10      - закончить работу с документом.
Tab      - перейти в парный документ (только для парных документов);

Запись в документе в обычном режиме просмотра разделена на поля символом "|" и имеет следующую расшифровку:

1 - код материала;
2 - номер карточки к которой привязана запись;
3 - наименование материала;
4 - единица измерения;
5 - количество;
6 - цена без НДС за единицу;
7 - сумма,равная произведению количества на цену;
8 - подтвержденное количество материала. конце запись может быть помечена символами #,* или +, которые обозначают:

# - возвратная тара;
* - без НДС;
+ - НДС в учетной цене.

Режим просмотра можно переключить с помощью клавиш "/",
"*", "-". Эти клавиши расположены в правой части клавиатуры на
дополнительном цифровом клавиатурном поле. Повторное нажатие на
эти клавиши возвращает в обычный режим просмотра документа.

Режим просмотра по клавише "/" такой же, как обычный
режим просмотра, за исключением того, что отсутствует восьмое поле
и за счёт этого расширено поле наименования материала, что
позволяет оператору увидеть наименование полностью, если оно
большой длины.



Режим просмотра по клавише "-" имеет следующую
расшифровку:

1 - код материала;
2 - номер карточки, к которой привязана запись;
3 - наименование материала;
4 - единица измерения;
5 - количество;
6 - цена с НДС за единицу;
7 - сумма, равная произведению количества на цену, округленная дод вухзнаков после запятой;
8 - НДС
9 - код того, кто ввел запись / количество тары / кратность.

Режим просмотра по клавише "*" возможен только для
документов на расход и имеет следующую расшифровку:
1 - код материала;
2 - номер карточки, к которой привязана запись;
3 - наименование материала;
4 - единица измерения;
5 - количество;
6 - цена без НДС за единицу;
7 - сумма, равная произведению количества на цену;
8 - номер карточки парного документа;
9 - счёт списания/получения материала;
10 - номер заказа;


Ввод записи в документ. (F2)


Для ввода материала нажмите клавишу F2
или "+". На экране появиться следующий запрос:




Возможны три варианта ответа. Если вы точно знаете код
материала, то можете его ввести. Вы можете нажать "Enter", не
вводя кода, и тогда вы перейдете в режим работы со списком
материалов, в котором вы сможете осуществить поиск необходимого
вам материала. Либо вы можете ввести несколько букв (3 или 4) из
наименования материала и программа перейдет в режим работы со
списком материалов и сразу выполнит заказанный вами поиск. Она
найдет все материалы, в наименовании которых есть введенная вами
комбинация символов, и покажет вам их. Вам останется выбрать из
них нужный и нажать "Enter".

Если в наименовании материала присутствуют цифры и вы
хотите осуществить по ним поиск, то перед цифрой нужно поставить
символ + для того, чтобы программа не приняла эту цифру как код
материала.

Работа по вводу материала на приход и на расход
несколько отличаются друг от друга. Это обусловлено тем, что
выписать материал на расход мы можем только тот, который у нас
уже числится (т.е. был приход или стартовый остаток). А при
вводе материала на приход вы можете ввести материал, которого у
вас нет и раньше никогда никогда не было.

При вводе нового материала на него открывается карточка,
которой присваивается порядковый номер. На один и тот же
материал может быть заведено несколько карточек. Новая карточка
на материал заводится, если нет ни одной карточки на этот
материал или если учетная цена, единица измерения, счет учета,
кратность или цена приобретения вновь вводимого прихода отличны от
уже существующих приходов этого материала.


Ввод документов на приход


Если вы выписываете документ на приход и в списке
материалов вы не нашли нужный вам материал, то введите его в
список, и, установив подсветку строки на только что введенный
материал, нажмите "Enter". Режим работы "Ввод и корректировка
материалов" описан ниже в разделе описания меню "Ввод
нормативно-справочной информации".

После выбора нужного материала программа покажет вам все
карточки с остатками на них, которые она нашла по этому
материалу. В нижней части экрана появится строка подсказки:






  



F1       - помощь
F2       - вод новой карточки
+        - вод новой карточки
F3       - вход в карточку на которой установлена подсветка строки.
F4       - отказ от выбора карточки. Ввод записи в документ без
           привязки к карточке.
F5       - расшифровка строки на которой установлена подсветка
           строки
Shift+F5 - расчет цены
F6       - установить дату на которую нужно показать остатки на
           карточках
F7       - переключение режима просмотра списка карточек, все
           карточки показывать или только с остатками. Повторное
           нажатие клавиши отменяет предыдущий режим.
F8       - оставить в списке только карточки соответствующего склада;
F9       - включение/выключение режима показ списка карточек с номером заказа если
           он есть;
F10      - выход
Enter    - запись прихода в карточку на которой установлена
           подсветка строки

Нажатие клавиши F3 позволит вам перейти в режим
просмотра карточки материала, на которой установлена подсветка строки.
Это позволяет просмотреть все записи карточки.

Если вы выписываете документ на приход, и ни одна из
существующих карточек вам не подходит по причине несовпадения
цены, либо единицы измерения, либо счета учета, вы должны
осуществить ввод новой карточки нажатием клавиши F2. На экране
появится следующее меню:






  



F1  - помощь;
F2  - записать введенную в меню информацию;
F3  - просмотр плана счетов и списка единиц измерения;
F4  - получение нового номера карточки;
F5  - расчет цены;
F6  - записать как малоценку (последует дополнительный запрос на ввод
      даты ввода в эксплуатацию и инвентарного номера);
F7  - записать как медицинский препарат (последует дополнительный запрос
      на ввод даты регистрации, серии и номера документа регистрации);
F8  - записать регистрационный номер сертификата и дату выдачи сертификата;
F10 - выход.


Это же меню появится сразу, если программа не нашла ни
одной карточки по выбранному вами материалу.

Обязательными реквизитами для заполнения являются первые
пять реквизитов.

После ввода оператором счета учета программа проверит,
есть ли этот счет в плане счетов. План счетов можно вводить и
корректировать в программе "Главная книга". Реквизиты "Цена
единицы" и "Количество" связаны с реквизитом "Сумма". Если вы
введете цену и количество, сумма будет вычислена автоматически.
Если вы введете сумму и количество, то будет автоматически
вычислена цена. Реквизит "Цена единицы" связан с реквизитом
"Цена с НДС". Если вы ввели цену единицы, то цена с НДС будет
вычислена автоматически и наоборот.

Реквизит "НДС.(+20 цена с НДС)" может принимать три
значения:

1) 0 ( 0% НДС , материал не облагается НДС)
2) 20( 20% НДС, материал облагается НДС, учетная цена материала без НДС)
3) +20( 20% НДС, материал облагается НДС, учетная цена материала включает в себя НДС)


Для просмотра перечня единиц измерения и выбора нужной
нажмите клавишу F3.

Клавиша F4 позволяет автоматически заполнить реквизит
"Номер карточки". При одновременном вводе на приход несколькими
операторами может возникнуть ситуация, когда другой оператор
перехватит у вас номер карточки, и программа, после нажатия
клавиши F2 скажет, что ключ уже есть. Нажмите F4, и, если номер
карточки изменился - повторно нажмите F2. Если номер карточки не
изменился - значит материал с введенными вами параметрами уже
введен.



Клавиша F5 позволяет сделать расчет цены. Расчет цены
бывает нужен в том случае, если деление суммы на количество
приводит к получению цены с дробной частью в периоде. В
некоторых случаях это не устраивает бухгалтеров. Если необходимо,
чтобы цена материала была введена с точностью до двух знаков
после запятой, то необходимо часть материала ввести по одной
цене, а часть по другой (обычно с разницей в копейку). Этот
режим позволяет выполнить несколько вариантов такого расчета.


После заполнения реквизитов меню и нажатия клавиши F2
или "+", программа осуществит проверку, нет ли карточки с такими
реквизитами. Если нет, то будет открыта новая карточка, а если
есть - программа сообщит о том, что такая карточка уже есть.


Если вы из перечня карточек, имеющихся на этот материал
выбрали подсветкой строки нужную и нажали "Enter", то программа
выдаст на экран статистику движения материала с текущим остатком на
карточке, и на экране появиться запрос:




После ввода количества и нажатия клавиши F2 или "+",
программа запишет материал в документ и вернется в режим работы
с документом.



Ввод документов на расход


Если вы выписываете документ на расход и материал не
найден в списке материалов, то значит этого материала нет.
Возможна ситуация, когда материал есть в списке материалов, но
программа не нашла ни одной карточки на материал. Это значит,
что нет ни одного прихода по этому материалу, а значит - не может
быть и расхода.

Если вы выписываете документ на расход и программа не
нашла ни одной карточки на этот материал, то на экране появится
соответствующее сообщение и вы вернетесь в режим работы с
документом.

Если карточки на материал существуют, то на экране
появиться список этих карточек и в нижней строке экрана
появиться строка подсказки:





Нажатие клавиши F3 позволит вам перейти в режим
просмотра карточки материала, который позволяет просмотреть все
записи карточки.

Нажатие клавиши F4 позволит вам сделать запись материала
в документ без привязки его к карточке. Это бывает нужно сделать
если вы хотите выписать накладную на получение материала,
который есть на складе, но он пока не введен в базу данных из-за
того, что не введена приходная накладная. Это позволяет выписать
накладную и распечатать, а привязку к карточкам и подтверждение
сделать после ввода материала в базу данных.


Установив подсветку строки на нужную вам карточку
нажмите "Enter". На экране появиться следующее меню:





  



F1  - помощь;
F2  - записать;
F4  - просмотр записей в карточке;
F5  - переключение режима просмотра остатков;
F10 - выход.



В верхней части экрана будет показана статистика
движения материала по выбранной карточке по документам и его
остаток на текущий момент

Обязательными для заполнения являются первые три
реквизита. Второй и третий реквизит взаимосвязаны, и при вводе
одного из них автоматически пересчитывается другой. Если в
карточке материала указана кратность, то при вводе количества
автоматически будет выполнено вычисление и заполнится реквизит
"Количество тары" и наоборот.

Реквизиты цены программа пытается заполнить сама. Для
этого она смотрит, какая цена введена для материала в справочнике
материалов. Если в справочнике материалов для выбранного
материала не введена цена, то программа заполняет эти реквизиты
ценой учета материала (из карточки). Оператор может изменить цену
на ту, которая ему необходима. Если операция, которую вы указали
при создании документа, является операцией внутреннего
перемещения, то реквизит "цена" будет заполнен учетной ценой
соответствующей карточки.

Нажатие клавиши F4 позволит вам перейти в режим
просмотра карточки материала.

Нажатие клавиши F5 переключает режим показа статистики
между показом статистики движения физического и по документам.

Если обязательные реквизиты введены и нажата клавиша F2
или "+", то программа выполнит запись материала и перейдет в
режим работы с документом. Перед записью программа проверит
остатки на карточке с количеством введенным в меню. Если
физический остаток или остаток по документам меньше количества,
указанного в меню, то на экране появиться меню:




Если вы все-таки хотите записать материал в документ,
можете переместить подсветку на "Да" и нажать "Enter". В этом
случае если количество больше физического остатка, то вы не
сможете подтвердить эту запись в документе. Если количество
больше остатка по документам, то вы сможете подтвердить запись,
но тогда не подтвердится запись в каком-то другом документе, в
котором есть выписка этого материала с этой же карточки. Вы
как бы перехватите нужное количество на свой документ. Если же до
момента подтверждения документов на карточку поступит приход,
перекрывающий все выписки, то все будет нормально.

После записи нужного материала в документ программа
перейдет в режим работы с документом, где вы можете увидеть
только что введенную запись.


Корректировка шапки документа. (Shift+F1)


Удерживая нажатой клавишу Shift, нажмите клавишу F1. Вы
перейдете в режим просмотра и корректировки шапки документа,
который описан выше.




Корректировка записи в документе. (Shift+F2)


Установив подсветку строки на нужную запись в документе,
нажмите клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, нажмите клавишу
F2. Это позволит вам откорректировать для приходного документа
только количество материала.






Для расходного документа вы
получите на экране следующее меню:



Исправьте нужные вам реквизиты и нажмите F2.




Удалить запись в документе. (F3)


Установив подсветку строки на нужную запись в документе
и нажав F3, вы можете удалить выбранную запись. На экране
появиться меню:




Переведите подсветку на "Да" и нажмите "Enter".
Программа удалит запись. Если это документ на приход, то перед
удалением программа проверит, какой остаток будет на карточке, к
которой привязана запись в документе, и, если остаток будет
отрицательный, то программа выдаст соответствующее сообщение на
экран и запись не будет удалена. При удалении записи в документе
удаляются и соответствующие записи подтверждения в карточке, к которой
привязана эта запись.




Удалить документ (Shift+F3)


Для удаления всего документа нажмите Shift+F3. На экране
появиться меню:




Переведите подсветку на "Да" и нажмите "Enter".
Программа удалит весь документ. Если это документ на приход, то
перед удалением каждой записи программа проверит, какой остаток
будет на карточке, к которой привязана запись в документе, и, если
остаток будет отрицательный, то программа выдаст соответствующее
сообщение на экран и прекратит процесс удаления документа.
Первой записью в документе будет материал, при удалении которого
получается отрицательный остаток в карточке. При удалении
документа удаляются и соответствующие записи подтверждения во
всех карточках, к которым были привязаны записи документа. Кроме
того, будут удалены все проводки, которые соответствуют этому
документу.



Режим выполнения проводок для документа.(F4)

Проводки выполняются после того, как документ будет
подтвержден с помощью клавиши F7 или Shift+F7 (описание режима
подтверждения смотри ниже). После входа в этот режим программа
покажет проводки, которые сделаны для этого документа. Если
проводок нет, то на экране появиться соответствующее сообщение. В
нижней части экрана появиться строка подсказки:




F1       - получить подсказку;
F2       - ввести новую проводку;
Shift+F2 - корректировать выбранную проводку;
F3       - удалить выбранную проводку;
Sfift+F3 - удалить все проводки;
F4       - запустить режим автоматического выполнения проводок;
F5       - просмотр и настройка файла для автоматического выполнения проводок;
F6       - получить таблицу;
F7       - переключение режимов просмотра проводок;
F8       - перейти в режим работы со списком контрагентов;
F10      - выход.

В правом верхнем углу экрана будет показаны счета учета
материалов и сумма, на которую подтвержден документ по каждому
счету учета. После выхода из этого режима, программа проверит
выполнены ли проводки по этим счетам на эти суммы. Если суммы
всех проводок в которых участвуют эти счета, совпадает с суммами
в правом верхнем углу экрана, то программа пометит документ как
документ, к которому проводки выполнены.


Режим просмотра распечаток документов (Shift+F5)


Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее в нажатом
состоянии, нажмите клавишу F5.

Режим просмотра документов осуществляется с помощью
текстового редактора. Для документов на приход программа сразу
покажет распечатку накладной. Для документов на расход программа
выдаст на экран меню для выбора просмотра нужного документа:




Выбрав нужный документ и нажав "Enter", вы попадаете в
нужный документ. Вы можете его просмотреть и отредактировать при
необходимости. Распечатка документа будет сохранятся в
отредактированном виде, если вы не будете корректировать сам
документ. Если вы сделаете какие-нибудь изменения в документе,
распечатки всех документов будут переформированы и ваши
корректировки в распечатках документов пропадут.


Режим распечатки документов на принтере (F5)


Нажмите клавишу F5. На экране появиться меню:





Выберите нужное и нажмите "Enter". После чего появиться запрос:





Введите нужное вам число и нажмите "Enter".


Режим работы с карточкой материала (F6)


Установив подсветку строки на нужную запись в документе,
вы можете перейти в режим работы с карточкой этого материала,
нажав клавишу F6.


  
F1 - получить подсказку; F2 - переписать записи из заказанной карточки в текущую; Shift+F2 - корректировать реквизиты карточки; F3 - удалить запись в карточке; Shist+F3 - безусловное удаление записи в карточке; F4 - поиск записей; F5 - распечатать записи карточки; Shift+F5 - распечатать привязанные на эту карточку но не подтверждённые записи в документах; F6 - увеличить дату просмотра на месяц; Shift+F6 - уменьшить дату просмотра на месяц; F7 - переключение режимов просмотра статистики; F10 - выход; Enter - расшифровать запись в карточке. Tab - перейти в парную карточку (для записей из парных документов) * - включить/выключить просмотр дополнений к наименованию в документах.






Режим подтверждения записи (F7)


Если вы хотите подтвердить запись в документе,
установите подсветку строки на нужный материал и нажмите F7. На
экране появится меню.





Реквизиты меню уже будут заполнены программой. Реквизит
"Дата" программа заполнит датой выписки этого документа.
Реквизит "Количество" программа заполнит тем количеством
материала, которое введено в документе. Если оператора все
устраивает, он может сразу нажать F2. Если нужно - оператор может
изменить реквизиты и только после этого нажать F2. Дело в том,
что часто выдача/прием материала происходят не в день оформления
документа. Кроме того, получение/прием материала может
осуществляться разными датами несколько раз до полного количества,
указанного в документе. В этом случае оператор имеет возможность
подтвердить прием/выдачу материала теми датами и тем количеством,
которое которое реально имело место.

Это бывает важно, если выдача/прием материала по
документу начались в одном месяце, а закончились в другом.

Для документов на расход, программа проверит, есть ли
требуемое количество материала в карточке на остатке, и, если
остаток меньше, чем требуемое количество для подтверждения -
запись не будет подтверждена.


Режим подтверждения документа (Shift+F7)


Этот режим позволяет подтвердить весь документ. Нажмите
клавишу Shift и, удерживая ее в нажатом состоянии, нажмите клавишу
F7. На экране появится меню:



Переведите подсветку на "Да" и нажмите "Enter". На
экране появиться запрос:





Программа заполнит ответ на запрос датой выписки
документа. Если вас это устраивает, то нажмите сразу "Enter".
Если дата вас не устраивает, вы можете ее исправить и нажать
"Enter".

Для документов на расход программа будет проверять
остатки на карточках материалов, и, если для какого-нибудь
материала остаток на карточке будет меньше, чем количество в
документе, то запись не будет подтверждена.




Меню выбора (F8)


После нажатия клавиши F8 для приходного документа на экране появиться меню:




Для расходного документа появится меню:






Меню выбора для расходного документа (F9)

После нажатия клавиши F9 на экране появиться меню:






Меню выбора для приходного документа (F9)

После нажатия клавиши F9 на экране появиться меню: