Для начала эксплуатации системы
необходимо ввести
нормативно-справочную
информацию.
Вначале вводится или импортируется
план счетов, принятый в данной
организации.
При введении плана счетов особое внимание
надо
уделить счетам с развернутым
сальдо. Для счетов, по которым нужно
получать
сальдо по контрагентам, сальдо должно
быть развернуто. Если счет
введен с
развернутым сальдо, то при проведении
проводки по этому
счету последует
запрос на ввод кода контрагента, к
которому
относиться данная проводка.
Коды контрагентов могут быть введены
заранее
или могут вводится при выполнении
проводки. Если счет
корреспондент
также с развернутым сальдо, то будет
еще один
запрос на ввод кода контрагента
для этого счета.
Программа сделана так, что каждый счет
с развернутым сальдо
имеет свой
список кодов контрагентов. Кроме этого,
существует
общий список кодов
контрагентов. Если вы в список
кодов
контрагентов для конкретного
счета ввели новый код контрагента,
то
этот код появится и в общем списке
контрагентов. Если вы
попытаетесь
ввести код, который уже есть в системе,
то программа
покажет вам, какой
контрагент в общем списке есть по этому
коду и
вы либо введете его под другим
кодом, либо подтвердите, что этот
контрагент
нужен и в списке данного счета.
Если счет имеет субсчета, то нужно
ввести в план счетов сам
счет и все
его субсчета. Количество субсчетов не
ограничено.
Если счет имеет субсчета,
то проводки можно будет делать только
по
субсчетам. Например:
01
Основные средства Счет Активный
01/1
Здания и сооружения Субс. Активный
01/2
Автотранспорт, мебель приборы Субс.
Активный
01/4 Другие основные фонды
Субс. Активный
01/4 Непроизводственные
ОФ Субс. Активный
Присутствие счета 01 в плане счетов
обязательно, несмотря
на то, что
программа не позволяет выполнять
проводки по счету,
если он имеет
субсчета.
В показанном выше примере показано,
как надо вводить счета
в двух порядковый
план счетов, который применяется в
странах СНГ
и применялся на Украине
до 1.1.2000г. Сейчас на Украине принят
много
порядковый план счетов. Для такого плана
счетов в файле
настойки nastrb.alx должна
быть запись:
Много порядковый
план счетов|Включено
Много порядковый план счетов может
иметь счета
третьего и более
порядка:
10 Основные
средства Счет Активный (счет 1го
порядка)
101 Земельные участки Субс.
Активный (счет 2го порядка)
1011 Земельные
учаски в городе Субс. Активный (счет 3го
порядка)
1012 Земельные учаски в области
Субс. Активный (счет 3го порядка)
102
Капитальные затраты на улучшение земель
Субс. Активный (счет 2го порядка)
103
Здания и сооружения Субс. Активный (счет
2го порядка)
Проводки программа позволяет выполнять
только
по счетам самого нижнего
порядка. Количество порядков не
ограничено.
Если в процессе эксплуатации программы
возникла
необходимость ввести для
какого-нибудь счета, счета следующего
порядка,
то после ввода этих счетов все проводки
со счета более
высокого порядка
должны быть переведены на один из счетов
более
низкого порядка. Чтобы это не
делать вручную - достаточно
откорректировать
номер счета на номер счета более
низкого
порядка. И ввести еще раз в
план счетов счет более высокого
порядка,
который только что был откорректирован.
При
корректировке номера счета
система автоматически во всех
таблицах
базы данных выполнит соответствующую
корректировку.
После ввода плана счетов нужно ввести
стартовые сальдо по
всем счетам на
момент начала эксплуатации системы.
Стартовать
можно с любой даты.
Вводятся только ненулевые сальдо.
Если
счет имеет субсчета, то стартовые
сальдо
вводятся по каждому субсчету самого
нижнего порядка. Если
счет с развернутым
сальдо, то стартовое сальдо вводится
по
каждому контрагенту, имеющему
отношение к этому счету или
субсчету.
Физические лица вводятся как контрагенты,
только вместо
наименования контрагента
вводится фамилия.
Введя стартовые сальдо, можно делать
проводки. При проведении
проводки
система делает две записи. Одну запись
в
журнал того счета, в котором вы
сделали проводку, другую - в
журнале
счета корреспондента, который вы указали
при проведении
проводки. Поэтому
второй раз эту проводку в журнале
счета
корреспондента делать не нужно. Необходимо
сделать либо
только кредиты, либо
только дебеты всех счетов. Возможно
и
комбинировать. В больших бухгалтериях,
как правило, за каждым
бухгалтером
закрепляются определенные операции,
на основании
которых выполняются
проводки. Кому и какие проводки делать
(операции выполнять) - каждый главный
бухгалтер распределяет сам.
Отчетным периодом является месяц.
После того, как месяц
завершен - можно
заблокировать операции удаления, ввода
и корректировки
проводок для этого
месяца, чтобы случайно не исказить
проводки.
Система позволяет получить за любой
период времени
главную книгу и
журналы-ордера по всем счетам. Кроме
того,
предусмотрена возможность
поиска проводок по всем реквизитам,
получение
сальдо по любому контрагенту на любой
день, получение
сальдо по всем
контрагентам на любой день и многое
другое.